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03 - Wie ihr mehr aus eurer Zeit herausholt

Aktualisiert: 20. Aug.




Wer kennt es nicht? Man wollte noch so viel erledigen, aber der Tag ist schon fast wieder rum.

Unproduktivität gibt einem das Gefühl, Zeit "verschwendet" zu haben und man findet sich schnell in einer Abwärtsspirale, aus der man nicht herauskommt. Einer der Hauptgründe für wenig Produktivität ist Ablenkung.

Es ist leicht, in einem Endlos-Loop aus YouTube-Videos, Twitter, dem neuesten Email-Newsletter-Spam und dieser neuen Spotify-Folge, die man schon seit Wochen anhören wollte, zu versinken. Oft merkt man nicht einmal, wie viel Zeit man am Handy oder Computer verschwenden, während man die Zeit genauso gut in produktive Tätigkeiten oder mehr Zeit mit der Familie hätte fließen lassen können.


Wenn du die Probleme kennst und nicht weißt, wie du deine Zeit am besten optimierst, ist dieser Artikel möglicherweise interessant für dich.

 

Video zum Post:

 

Konkrete Ziele setzen

Wenn es um Zeitmanagement und Produktivität geht, ist eines der wichtigsten Dinge, sich konkrete Ziele für einen festgesteckten Zeitraum zu setzen. Z.b. möchte man bis zum Mittagessen diesen Artikel fertiggeschrieben haben.😉

Wenn man weiß, dass eine konkrete Deadline für eine Aufgabe existiert, geht man weniger verschwenderisch mit der verfügbaren Zeit um. Manchmal ist ein Ziel aber auch größer und langfristiger und allein die Vorstellung, es anzugehen, schreckt davor ab, es überhaupt anzufangen.


Große Ziele in kleinere Schritte oder Taskgruppen aufspalten

"Unschaffbare" Aufgaben sind schon demotivierend, bevor man damit anfängt. Deswegen sollte man versuchen, solche Aufgaben in kleinere Schritte aufzuteilen, um besser damit loslegen zu können. Beim Start von Bits of Knowledge wusste ich, dass es sobald es um den Content geht, eine Ansammlung an kleineren Aufgaben sein wird, aber der Start eine riesige Aufgabe ist. Man meldet das Gewerbe an, überlegt sich die CI, bringt Konsistenz in das Design, legt alles darauf aus, auf verschiedenen Plattformen zu funktionieren und lernt noch ein paar damit zusammenhängende Aufgaben wie Audio Editing und Webdesign. Jedes dieser Ziele allein ist schon relativ groß und zog sich über einige Monate. Aber diese Einzelschritte thematisch zu gruppieren, half enorm dabei, das Projekt zu starten.


Ablenkungen vermeiden

Ein weiteres großes Problem für die Produktivität ist die Menge an Ablenkungen, die uns im täglichen Leben begegnen. Insbesondere, weil die meisten Dienste, die wir kostenlos nutzen, darauf ausgelegt sind, uns abzulenken. Je mehr wir auf YouTube und Co. unterwegs sind, umso mehr Werbung kann uns dieser Dienst zeigen. Überlegt euch deswegen genau, wie ihr eure Zeit verwenden wollt.

Wer mehr dazu verstehen möchte, wie SocialMedia-Dienste aktiv unsere Zeit stehlen wollen, um mehr Profit zu machen, empfehle ich an dieser Stelle die Netflix-Doku "The Social Dilemma".

Eine effektive Möglichkeit, um seine Zeit besser zu nutzen ist, ganz aktiv gegen jede Art von Benachrichtigungen vorzugehen:

  • Unterbindet App-Benachrichtigungen am Handy, die ihr nicht braucht

  • Stellt ggf. auch Gruppenchat-Benachrichtigungen runter, die ihr nicht braucht

  • Viele Handys haben mittlerweile einen "Konzentrationsmodus", der nur Benachrichtigungen von ausgewählten Apps für eine festgelegte Zeit durchlässt

  • Bestellt Email-Newsletter ab

  • Vermeidet den Fun-Monitor neben der Arbeit (z.B. Zweitmonitor, auf dem Ablenkungen laufen)

Nutze Time-Tracking-Tools

Oft weiß man gar nicht so bewusst, wo die Zeit hingeht und wie man optimieren kann. Auch Kochen, Essen, ein kurzes Telefonat usw. frisst mehr Zeit, als man vielleicht denkt. Natürlich kann man nicht alles davon rausoptimieren, aber ein Bewusstsein dafür, dass diese Sachen Bestandteil des Alltags sind, hilft bei der Planung von Aktivitäten um diese festen Zeitfresser herum.

Nützliche Tools hierfür sind Toggl, Timely oder Clockify. In der Regel startet und stoppt man die Zeit bei jeder Unterbrechung. Damit das ganze wirklich was bringt, muss man es entsprechend diszipliniert benutzen. Gewohnheit ist dein Freund.


Limitiere Handy- und Social-Media-Zeit

Abgesehen von dem Tipp, generell Ablenkungen zu vermeiden, kann es helfen, sich selbst ein Limit zu setzen, wieviel Zeit man überhaupt pro Tag an Geräten oder Diensten hängt. In der YouTube-App kann man zb auch nachschauen, wieviel Zeit man pro Woche auf der Plattform verbracht hat. Schreib gern in die Kommentare, wieviel Zeit du auf YouTube verbringst und ob dich das Ergebnis genauso überrascht hat, wie mich.😅



Reviewe deinen Fortschritt regelmäßig

Alle paar Stunden oder zumindest jeden Tag solltest du überprüfen, ob du Fortschritt machst oder ob dich noch etwas hemmt. VIelleicht musst du an deiner Vorgehensweise oder der Reihenfolge, in der du Dinge bewältigst, etwas anpassen, weil du noch durch irgendetwas blockiert bist.


Nutze (freie) Productivity Tools

Dieser Punkt ist sehr speziell, je nach Arbeitsgebiet. Wenn du am Computer arbeitest, bist du eventuell durch schlechte Workflows oder Fehlen an Tools gehämmt. Möchtest du einen Text schreiben, aber du hast keine Lizenz für Microsoft Word, wäre Google Docs eine gratis Alternative. Besonders für Kreativaufgaben existieren tolle Gratisprodukte wie Photopea statt Photoshop und DaVinci Resolve statt Adobe Premiere. Aber auch wenn du nicht am Computer arbeitest, kannst du deinen Workflow ggf. durch eine App verbessern.


Vermeide oder automatisiere stumpfe Arbeiten

Auch ein großer Blocker, Demotivator oder Zeitfresser für ein Projekt sind stumpfe Aufgaben, die einfach notwendig sind, um das Projekt zu beenden. So kann es zb notwendig sein, riesige Datensätze in eine Exceltabelle manuell zu kopieren. Solche Aufgaben drücken schnell auf die Stimmung, fressen viel Zeit und können dazu führen, dass die Motivation für ein Projekt komplett verloren geht. Versucht, solche Aufgaben so gut es geht, zu vermeiden oder nach einem Weg zu finden, diese zu automatisieren. Dinge effizient zu machen, kann sich sehr belohnend anfühlen und spart euch unter Umständen eine Menge Zeit.


Abschließende Gedanken & Fazit

Beim Zeitmanagement gibt es immer Raum für Verbesserungen. Der erste Schritt ist, zu identifizieren, was dich hemmt. Möglicherweise hilft einer der genannten Stichpunkte weiter. Dinge zum Positiven zu verändern, wird sich auch positiv auf das Ergebnis und deinen Umgang mit zukünftigen Projekten auswirken. Du kannst solche Projekte viel erfrischter und selbstbewusster starten, weil du weißt, dass alles runder laufen wird als am Anfang. Damit trägst du auch zu deiner individuellen Souveränität im Umgang mit selbstmotivierten Projekten bei.

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